כיצד Healthcare RM מייעל את התאימות ומשמח את המבקרים עם ISMS.online

האתגר

הצוות ב-Healthcare RM ידע שניהול איכות חזק, אבטחת מידע ואבטחת סייבר הם חשיבות עליונה לביסוס החברה כפתרון שירותי בריאות מהימן. ככזה, העסק השיג בהצלחה את הסמכת UKAS ל-ISO 27001, ISO 9001 ו-ISO 22301, אך חיפש דרך פשוטה יותר לנהל את התאימות שלו. 

לפני השימוש בפלטפורמת ISMS.online, החברה שמרה על תאימות על ידי רישום ראיות באמצעות גיליונות אלקטרוניים ומערכת ניהול מסמכים וקביעת תזכורות ידניות לסקירות סיכונים ומדיניות חיוניות. גישה זו עבדה לשמירה על אישורים, אך היא גרמה לצוות תהליך ארוך ואינטנסיבי שלא לצורך.

"אנשים נכנסו לפאניקה כשהמילה ביקורת הוזכרה. אתה פשוט חושב, "בסדר, זו לא הדרך הנכונה לעשות את זה." כשעברנו את תהליך UKAS ועשינו את הביקורת הראשונה שלנו כדי לקבל את האישורים, שאלתי, "האם יש משהו שאנחנו יכולים להשתמש בו שישפר את כל התהליך הזה?"

אדם המילטון מנהל תפעול, מנהל בריאות

Healthcare RM נזקק לפתרון שיאפשר לאדם ולצוות שלו לנהל בקלות מספר תקני ISO, מה שיאפשר להם לפקח על ההתקדמות הכוללת, הקצאות המשימות וסטטוס ההשלמה. קלות השימוש למבקרים חיצוניים הייתה גם חיונית.

הפתרון

Healthcare RM הטמיעה את פלטפורמת ISMS.online לתאימות פשוטה, והעבירה את הניהול של כל שלוש האישורים הקיימים המוסמכים ב-UKAS: ISO 27001, ISO 9001 ו-ISO 22301. הפלטפורמה מאפשרת לצוות להציג ולנהל בקלות את האישורים שלו תחת קורת גג אחת , ריכוז מאמצי הציות עם לוח מחוונים חי המספק סקירה כללית של ההתקדמות ומשימות יוצאות דופן.

"השתמשנו בגיליונות אלקטרוניים ובמערכת ניהול מסמכים, וזה היה מבולגן", אמר אדם. "עכשיו, כשיש לנו את פלטפורמת ISMS.online, אנחנו משתמשים בה כנקודת מבט אסטרטגית - מבט מסוק על כל מה שקורה עם שלושת ההסמכות שלנו."

באמצעות ISMS.online לצד מערכת ניהול המסמכים הקיימת שלהם, Healthcare RM הצליחו לפשט מדיניות, תהליכים וניהול ראיות תוך מינוף התזכורות האוטומטיות של הפלטפורמה כדי לטפל בפעולות ולהשיג שיפור מתמיד.

“כשאתה נכנס לפלטפורמה אתה יכול לראות הכל: האם אנחנו מעודכנים בכל מה שקורה ובא. זה, מבחינתי, היה ההבדל הגדול ביותר, שחסך לי כל כך הרבה זמן".

אדם המילטון מנהל תפעול, מנהל בריאות

התוצאה

"אתה חוסך עבודה של אדם אחד בשנה. אם לא הייתה לנו את הפלטפורמה, כנראה שהיינו צריכים להעסיק אדם אחר שיתמוך ויעזור".

אדם המילטון מנהל תפעול, מנהל בריאות

Healthcare RM השיגה לאחרונה הסמכה מחדש לתקני ה-ISO 9001, 27001 ו-22301 שלה, מה שמראה את מסירותו של הארגון לאיכות וממשל אבטחת מידע. הצוות השתמש בפלטפורמת ISMS.online כדי לצמצם את הזמן והמשאבים הדרושים לשמירה על תאימות, כמו גם להאיץ את תהליך הביקורת הפנימית. 
"אנחנו יכולים לראות כמה משימות פתוחות יש ולמי הן מוקצות, ואז להזכיר לאנשים שהם צריכים להתחבר ולבצע את הדברים האלה. זה חוסך זמן ועלויות עצומים", אמר אדם.

העסק גם שיפר משמעותית את תהליך הביקורת החיצונית שלו עם הפלטפורמה המקוונת של ISMS. אזורי סיכונים, נכסים, מדיניות ובקרה מוגדרים בבירור נגישים כולם מלוח מחוונים מרכזי, המאפשר למבקרים לנווט בפרויקטי ההסמכה של החברה מבלי לדרוש הדרכה נוספת מצוות Healthcare RM. 

"ללא פלטפורמת [ISMS.online], יש לך כאוס מאורגן עבור המבקרים. עם הפלטפורמה, יש לך מבנה שהם יכולים להבין. יש מבנה מוגדר ודרך לעשות דברים שעושים את זה מהיר וקל עבורך כמשתמש, אבל גם עבור מי שעושה את הביקורת”.

אדם המילטון מנהל תפעול, מנהל בריאות

עם מחויבות מתמשכת לציות, אבטחת איכות וממשל, התמקדות באספקת הפתרון הנכון עבור הלקוח הנכון והסמכות UKAS נחשבות, הצוות יכול להמשיך ולמצב את Healthcare RM כספק מהימן בתהליכי מכרזים וכאשר מדברים עם לקוחות פוטנציאליים.

מה הלאה?

"אנו משתמשים בפלטפורמה ובהסמכות שלנו כדי לעזור לנו להשתפר ולספק שירות איכותי אף יותר ללקוחותינו, מה שנותן להם שקט נפשי בכך שאנחנו חושבים קדימה לכל תרחיש", אמר אדם. 

למרות השגת הסמכה מחדש לאחרונה, צוות Healthcare RM אינו נח על זרי הדפנה. אדם והצוות שלו מתמקדים בציות מתמשך ואף מייעצים ללקוחות לגבי הסמכות UKAS לניהול איכות וממשל אבטחת מידע חזק, תוך שהם שוקלים תקנים נוספים פוטנציאליים עבור Healthcare RM בעתיד.

"אם מישהו שוקל להשתמש ב-[ISMS.online], הוא צריך לקבל את הפלטפורמה כי ברור שהוא במצב נפשי שיש משהו שמפריע לו באיך שהם מבצעים את ההסמכה שלהם והממשל שלהם כרגע. אז הם רק צריכים לקפוץ ולקנות את זה".

אדם המילטון מנהל תפעול, מנהל בריאות